Нейросети позволяют автоматизировать часть таких операций и освободить сотрудников для более важных задач. Какие работы вообще стоит отдавать системе — в статье «Автоматизация: какие работы можно автоматизировать».
Что считается рутинной задачей
Рутинная задача обычно:
- повторяется регулярно;
- занимает время;
- имеет понятный результат;
- связана с обработкой информации;
- не требует уникального творческого решения.
Например, ежедневный просмотр списка сделок и поиск тех, где давно не было контакта.
Какие рутинные задачи можно автоматизировать нейросетями
Анализ информации
ИИ быстро обрабатывает большие массивы текстовой информации.
Подготовка резюме
Нейросеть может кратко описать содержание звонка или переписки.
Классификация
Обращения можно распределять по категориям.
Поиск проблем
ИИ способен выявлять отклонения и необычные ситуации.
Подготовка рекомендаций
На основании данных система может предложить следующий шаг.
Автоматизация рутинной работы менеджеров
Менеджеры часто тратят время на:
- поиск истории клиента;
- обновление CRM;
- анализ сделок;
- подготовку отчётов;
- контроль сроков;
- повторный просмотр переписки.
Часть этих операций можно автоматизировать. Подробнее про день менеджера — в материале «Автоматизация работы сотрудников».
Вместо самостоятельного анализа менеджер получает краткий контекст и рекомендацию.
Автоматизация рутинной работы руководителя
Руководителю приходится контролировать большое количество информации.
ИИ может автоматически выделять:
- отклонения;
- проблемные сделки;
- изменения конверсии;
- сотрудников, которым требуется внимание;
- потенциальные точки роста.
Таким образом, автоматизация снижает информационную нагрузку.
Пример
Допустим, в CRM 300 активных сделок.
Ручной процесс:
открыть CRM → просмотреть сделки → проверить историю → найти проблемы → составить список задач.
Автоматизированный процесс:
CRM → ИИ-анализ → 10 приоритетных сделок → рекомендации.
Человек начинает работу уже с обработанного результата. Как встроить это в процесс, а не оставить чатом рядом — в статье «Автоматизация процессов с помощью ИИ».
Как внедрять автоматизацию
Не стоит пытаться автоматизировать все рутинные задачи одновременно.
Лучше:
- Составить список повторяющихся операций.
- Оценить затраты времени.
- Выбрать наиболее дорогую операцию.
- Подключить ИИ.
- Проверить качество результата.
- Измерить экономию времени.
- Перейти к следующему процессу.
ИИ не должен создавать новую рутину
Важно, чтобы автоматизация действительно сокращала работу.
Если сотрудник после каждого действия ИИ должен вручную перепроверять десятки результатов, эффективность будет ограниченной.
Поэтому автоматизацию необходимо проектировать вокруг конечного рабочего процесса.
Рутина в отделе продаж
В продажах рутина чаще всего связана не с самими переговорами, а с обслуживанием CRM.
Типичные операции:
- найти, кому не звонили;
- вспомнить, о чём договаривались;
- проверить, не зависла ли сделка;
- собрать комментарий к совещанию;
- понять, какой клиент важнее сегодня.
Именно эти действия дают быстрый измеримый эффект. Набор готовых сценариев — в AI-кейсах внедрения. Как отдать менеджеру готовую очередь, а не ещё один отчёт — в статье про AI-ассистента.
Сколько времени обычно съедает рутина
До внедрения полезно зафиксировать хотя бы одну операцию.
| Операция | Как часто | Что измерять после ИИ |
|---|---|---|
| Просмотр открытых сделок | каждый день | время до списка приоритетов |
| Поиск «забытых» клиентов | ежедневно / еженедельно | число сделок без контакта |
| Подготовка к планёрке | раз в неделю | время сбора сводки |
| Выборочный разбор звонков | по мере сил | доля проанализированных разговоров |
Если операция занимает часы каждую неделю и результат можно сравнить через месяц, это хороший кандидат. Сквозной пример «было → стало» — в кейсе внедрения ИИ.
Что нейросеть не должна забирать у человека
Рутину снимают. Переговоры, цену, исключения и ответственность за клиента оставляют сотруднику.
Если после каждого ответа ИИ менеджер всё равно вручную проверяет десятки строк, автоматизация ещё не встроена в процесс — это отдельный чат рядом с работой.
PulseCRM
PulseCRM помогает автоматизировать рутинную аналитическую работу с CRM.
Система может обрабатывать информацию о сделках и работе менеджеров и выделять ситуации, требующие внимания.
Это позволяет сотрудникам тратить меньше времени на поиск информации и больше — на непосредственную работу с клиентами.